Regulamin organizacyjny Miejskiej Biblioteki Publicznej
im. Marii Dąbrowskiej w Słupsku

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1

Regulamin organizacyjny, zwany dalej „regulaminem”, ustala szczegółową organizację wewnętrzną, zakres działania komórek organizacyjnych Miejskiej Biblioteki Publicznej im. Marii Dąbrowskiej w Słupsku oraz tryb pracy, zasady funkcjonowania i odpowiedzialności tych komórek, a także pracowników Biblioteki.

 

§ 2

Ilekroć w regulaminie użyte jest określenie:

1.      „Biblioteka” – rozumieć przez to należy Miejska Biblioteka Publiczna im. Marii Dąbrowskiej w Słupsku;

2.      „komórka organizacyjna” – rozumieć przez to należy działy i filie będące częścią pionów lub samodzielne stanowiska pracy;

3.      „pion” – rozumieć przez to należy zespół komórek organizacyjnych Biblioteki, podległych Dyrektorowi;

4. “kierownik” – rozumieć przez to należy pracownika pełniącego funkcję kierowniczą, stojącego na czele działu/działów lub filii, wyodrębnionych w wewnętrznej organizacji Biblioteki, nadzorującego ich pracę i odpowiedzialnego za ich działalność, wykonywanie planów pracy i powierzonych im zadań;

5. „pracownik” – rozumieć przez to należy wszystkich pracowników Biblioteki, bez względu na zajmowane stanowisko służbowe.

§ 3

Biblioteka działa w szczególności na podstawie:

1.      Ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (t.j. Dz. U. z 2012 r. , poz. 642 z późn.  zm.);

2.      Ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 406 z późn. zm.);

3.      Statutu zgodnie z brzmieniem nadanym Uchwałą Nr XXIII/280/16 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia 30 marca 2016 r. w sprawie zmiany siedziby Filii nr 7 Miejskiej Biblioteki Publicznej im. Marii Dąbrowskiej w Słupsku oraz dokonania zmiany w statucie Miejskiej Biblioteki Publicznej im. Marii Dąbrowskiej w Słupsku.


Rozdział II

Zasady kierowania Biblioteką

§ 4

1.      Dyrektor Biblioteki, którego zakres działania, obowiązki i uprawnienia ustala Statut, zarządza Biblioteką i kieruje całokształtem jej działalności, podejmuje decyzje oraz wydaje zarządzenia zgodnie z zakresem działania Biblioteki.

2.      Dyrektor wykonuje w stosunku do pracowników zatrudnionych w Bibliotece wszystkie czynności pracodawcy z zakresu prawa pracy: decyduje o sprawach personalnych, awansach pracowników, przyznawaniu nagród i premii z zachowaniem obowiązujących w tym zakresie przepisów.

3.      Dyrektor może kierować działalnością Biblioteki przy pomocy Zastępcy Dyrektora, który wykonuje zadania określone przez Dyrektora i jest wobec niego odpowiedzialny za ich realizację.

§ 5

1.      Do kompetencji Dyrektora należy w szczególności:

1)      zapewnienie właściwej organizacji pracy, dokonywanie podziału zadań między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi i samodzielnymi stanowiskami pracy;

2)      gospodarowanie środkami finansowymi;

3)      gospodarowanie mieniem;

4)      przedstawianie organizatorowi merytorycznych i finansowych planów działania Biblioteki.

2.      Dyrektor nadzoruje bezpośrednio pracę:

1)      Zastępcy Dyrektora;

2)      Działu Finansowo-Księgowego;

3)      Działu Administracyjno-Gospodarczego;

4)      Działu Informatycznego;

5)      Działu Gromadzenia, Opracowania i Kontroli Zbiorów;

6)      Działu Udostępniania Zbiorów;

7)      Działu Informacji Regionalnej i Bibliograficznej;

8)      Działu Promocji i Komunikacji;

9)      Samodzielnych stanowisk pracy:

a)    Specjalisty ds. Kadrowo – Socjalnych;

b)   Specjalisty ds. Zarządzania Projektami;

c)    Specjalisty ds. Administracyjno – Biurowych;

d)   Specjalista ds. Ekonomiczno-Prawnych.

§ 6

1.      Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są:

1)      wewnętrzne akty normatywne, zarządzenia i instrukcje;

2)      pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w imieniu Biblioteki.

2.      W okresie nieobecności Dyrektora jego funkcję pełni Zastępca Dyrektora, jeśli został powołany, który ponosi w tym czasie odpowiedzialność za całokształt działalności Biblioteki. Jeśli Zastępca Dyrektora nie został powołany, Dyrektora zastępuje Pełnomocnik Dyrektora lub Główny Księgowy.

3.      Dla zapewnienia bieżącej i sprawnej działalności Biblioteki podczas nieobecności Dyrektora, Zastępca Dyrektora ma prawo do wydawania i podpisywania pism i dokumentów wymienionych w ust. 1.

4.      Sprawozdania finansowe z działalności Biblioteki podpisują Dyrektor oraz Główny Księgowy.

5.      Wszystkie dokumenty w sprawach finansowych, przedstawione Dyrektorowi do podpisu, powinny posiadać kontrasygnatę Głównego Księgowego.

Rozdział III

Ogólny tryb pracy, funkcjonowania i odpowiedzialności komórek organizacyjnych
i pracowników Biblioteki

§ 7

1.         W pracy Biblioteki obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa i odpowiedzialności. Kierownicy działów, oddziałów i filii bibliotecznych mają wyraźnie określone podległości. Kierownicy podpisując dokumenty posługują się imienną pieczątką funkcyjną.

2.         Na czele komórek organizacyjnych stoi jeden kierownik, a każdy pracownik podlega bezpośrednio tylko jednemu przełożonemu, od którego otrzymuje polecenia służbowe, i przed którym jest odpowiedzialny za ich wykonanie. Gdy sprawa przekracza kompetencje pracownika, bądź gdy nie posiada wystarczających uprawnień do załatwienia danej sprawy, informuje o tym swego kierownika zgodnie z przynależnością służbową. Jeśli mimo zgłoszenia, kierownik nadal zleca pracownikowi wykonanie zadania przekraczającego jego kompetencje, pracownik informuje o tym Dyrektora.

3.         Pracownik, który otrzymał polecenie służbowe od przełożonego wyższego szczebla, obowiązany jest zawiadomić o tym bezpośredniego przełożonego przed wykonaniem tego polecenia.

4.         Na czas określony nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym pracownik może być delegowany do pracy w innej komórce organizacyjnej Biblioteki.

5.         Pracownik oddelegowany zachowuje przynależność organizacyjną do macierzystej komórki, ale w zakresie działania wynikającego z delegacji podlega kierownikowi komórki, do której został oddelegowany.

6.         Podczas nieobecności kierownika komórki organizacyjnej jego funkcję pełni wyznaczony przez niego pracownik, który w tym czasie przejmuje uprawnienia i odpowiedzialność za prawidłową realizację zadań kierownika. Wyznaczony pracownik, który zastępuje kierownika posługuje się imienną pieczątką funkcyjną kierownika i podpisując dokumenty korzysta z zapisu „w/z”, czyli „w zastępstwie”.

§ 8

1.        Pisma przygotowywane do podpisu Dyrektora powinny być parafowane na kopii przez kierownika odpowiedniej komórki organizacyjnej oraz przez kierowników komórek organizacyjnych, z którymi treść pisma była uzgodniona merytorycznie.

2.        Pisma dotyczące spraw należących do zakresu działania Zastępcy Dyrektora, powinny być przez niego parafowane.

3.        Każdy pracownik przygotowujący projekt pisma dotyczący załatwienia sprawy i przedkładany do ostatecznej decyzji przełożonemu podpisuje kopię przygotowanego pisma.

4.        Podpisujący pismo odpowiada za merytoryczne załatwienie sprawy oraz za jej zgodność z interesem Biblioteki.

§ 9

1.      Informacji o sprawach dotyczących całości działań Biblioteki udziela Dyrektor lub osoba upoważniona przez Dyrektora.

2.      Kierownicy działów lub upoważnieni przez nich pracownicy udzielają informacji dotyczących spraw kierowanej przez nich komórki organizacyjnej.

3.      Przy udzielaniu wszelkich informacji należy przestrzegać przepisów o zachowaniu tajemnicy państwowej oraz służbowej i nie szkodzić interesom Biblioteki.

4.      O ile dobro Biblioteki wymaga natychmiastowego, bezwzględnego przekazania żądanych informacji i/lub materiałów urzędom, należy je przekazać, zawiadamiając o tym niezwłocznie Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora.

§ 10

1.      W okresie nieobecności Dyrektora, Zastępca Dyrektora uprawniony jest do dokonywania czynności zwykłego zarządu z wyłączeniem czynności z zakresu spraw pracowniczych oraz czynności finansowo-księgowych będących w kompetencji Głównego Księgowego, w tym może wydawać i podpisywać dokumenty określone w  § 6 ust. 1 i zawierać umowy z podmiotami zewnętrznymi z wyłączeniem umów zawieranych w trybie zamówień publicznych w drodze przetargu.

2.      W okresie obecności Dyrektora do obowiązków Zastępcy Dyrektora należy w szczególności:

1)      dokumentowanie kontroli zarządczej;

2)      kontrola i nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonaniem zadań powierzonych do wykonania;

3)      informowanie Dyrektora o przebiegu wykonywania powierzonych zadań i przedstawianie wniosków związanych z nimi;

4)      kontrola i nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonaniem zadań przez rozdział zadań pomiędzy odpowiednie jednostki organizacyjne i udzielanie wskazówek, co do sposobu ich wykonania, z uwzględnieniem wytycznych Dyrektora Biblioteki;

5)      współpraca przy tworzeniu projektów związanych z rozwojem MBP;

6)      nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy, przestrzeganiem przepisów o zabezpieczeniu tajemnicy państwowej i służbowej;

7)      analiza sprawozdań z zakresu realizacji planów MBP w Słupsku na podstawie zbiorczych danych otrzymanych m.in. od Instruktora Powiatowego i Kierownika Działu Udostępniania Zbiorów, z zastrzeżeniem § 23 ust. 19 pkt. 9;

8)      podejmowanie kontaktów z wydziałami Urzędu Miasta i miejskimi jednostkami organizacyjnymi, a także innymi podmiotami w celu ustalania zasad współpracy;

9)      współpraca z Dyrektorem w zakresie opracowania planów, programów, prognoz, analiz, ocen i sprawozdań w ramach prowadzonych spraw oraz udostępnianie ich na żądanie uprawnionych podmiotów;

10)  podnoszenie kwalifikacji, samokształcenie.

3.      Stanowisko Zastępcy Dyrektora można łączyć z innymi kierowniczymi lub samodzielnymi stanowiskami w Bibliotece bezpośrednio podlegającymi Dyrektorowi. W takim przypadku Zastępca Dyrektora, poza czynnościami właściwymi dla pełnionej funkcji, wykonuje również zadania wynikające z zajmowanego przez niego stanowiska kierowniczego lub samodzielnego.

4.      Zastępca Dyrektora jest uprawniony do podejmowania decyzji w zakresie planowania, realizacji, a także dokonywania kontroli w komórkach organizacyjnych w porozumieniu z Dyrektorem.

5.      Główny Księgowy podlega Dyrektorowi Miejskiej Biblioteki Publicznej w Słupsku.

6.      Do obowiązków Głównego Księgowego należy w szczególności:

1)      prowadzenie rachunkowości Biblioteki;

2)      sporządzanie planów finansowych, analiz oraz sprawozdań finansowych i przedkładanie ich Dyrektorowi do zatwierdzenia;

3)      wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;

4)      dokonywanie wstępnej kontroli:

a)    zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;

b)   kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

7.      Główny Księgowy w celu realizacji swoich zadań ma prawo:

1)      żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień;

2)      wnioskować do Dyrektora o określenie trybu, zgodnie z którym mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.

8.      Główny Księgowy nadzoruje i kontroluje pracę podległych pracowników, ściśle współpracuje ze służbami finansowymi i Wydziałem Kultury Urzędu Miejskiego w Słupsku.

§ 11

Dyrektor lub Zastępca Dyrektora może powoływać zespoły zadaniowe złożone z kierowników i pracowników różnych komórek organizacyjnych.

§ 12

1.      Do obowiązków kierownika komórki organizacyjnej należy kierowanie wykonywaniem zadań objętych Statutem Miejskiej Biblioteki Publicznej im. Marii Dąbrowskiej w Słupsku oraz zakresem działania tych komórek, a w szczególności:

1)      planowanie i podejmowanie decyzji w zakresie realizacji zadań powierzonych komórce organizacyjnej, określanie celów i decydowanie
o najlepszym sposobie ich osiągnięcia;

2)      efektywne organizowanie pracy w dziale poprzez określenie najlepszego sposobu powiązania i koordynacji dostępnych zasobów ludzkich, finansowych, rzeczowych i informacyjnych celem realizacji zadań powierzonych komórce organizacyjnej;

3)      sprawne i skuteczne kierowanie zespołem pracowniczym;

4)      angażowanie, analiza potrzeb szkoleniowych i motywowanie podwładnych;

5)      kontrolowanie realizacji powierzonych zadań, dokonywanie bieżących korekt i aktualizacji przy wykorzystaniu wskaźników pozwalających ocenić, na ile powierzone zadania są wykonywane w sposób satysfakcjonujący;

6)      udzielanie podwładnym instruktażu z zakresu realizacji planów jednorazowych komórki organizacyjnej (programów i projektów) oraz planów stałych, tj. standardowych procedur działania, obowiązujących przepisów i reguł;

7)      gromadzi i przechowuje niezbędne dokumenty związane z przeprowadzonymi przetargami oraz zapytaniami cenowymi;

8)      opracowywanie budżetu działu zgodnego z budżetem głównym Biblioteki;

9)      podnoszenie kwalifikacji, samokształcenie.

2.      Kierownik komórki organizacyjnej jest odpowiedzialny między innymi za:

1)      zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań komórki organizacyjnej;

2)      wyniki realizowanych w dziale zadań;

3)      nadzór nad przestrzeganiem przez podległych pracowników przepisów prawa oraz wewnętrznych regulacji i zasad obowiązujących w Bibliotece;

4)      zarządzanie ryzykiem i jego organizację w komórce organizacyjnej;

5)      przestrzeganie postanowień instrukcji kancelaryjnej;

6)      skutki podjętego przez niego osobiście lub bezpośrednio podległych pracowników działania lub zaniechania działań;

7)      stan powierzonego mienia.

3.      Kierownik komórki organizacyjnej jest uprawniony do:

1)      wnioskowania o dobór podległego personelu, o jego awansowanie;

2)      wnioskowania o dobór kar i nagród dla podległych pracowników;

3)      nadzoru, kontroli i oceny okresowej pracy podległych pracowników;

4)      ustalania planów urlopów podległych pracowników oraz wyrażanie zgody na zmiany terminów urlopów;

5)      podpisywania korespondencji wewnętrznej w sprawach wynikających z zakresu działania komórki, nie zastrzeżonych dla przełożonych;

6)      opracowywania przepisów wewnętrznych w zakresie działania komórki;

7)      działania w ramach udzielonych pełnomocnictw;

8)      otrzymywania na piśmie informacji o zmianie jego zakresu czynności za każdym razem, gdy przydziela się mu na stałe zadania nie objęte dotychczasowym zakresem.

§ 13

1.      Przekazanie – przejęcie funkcji kierowniczych w działach, oddziałach, filiach bibliotecznych oraz samodzielnych stanowiskach odbywa się protokolarnie z udziałem komisji zdawczo-odbiorczej, powołanej decyzją Dyrektora Biblioteki.

2.      Kopię protokołu zdawczo-odbiorczego przekazuje się Specjaliście ds. Kadrowo Socjalnych, celem włączenia do akt osobowych.

§ 14

1.      Do obowiązków pracownika należy:

1)      sprawne, terminowe i zgodne z przepisami, regulaminem i poleceniami przełożonych wykonywanie pracy w zakresie przyjętych na siebie obowiązków i posiadanych kwalifikacji;

2)      właściwa gospodarka powierzonym mieniem oraz rozliczanie się z obrotu tym mieniem zgodnie z obowiązującymi przepisami;

3)      przygotowywanie i opracowywanie projektów powierzonych zadań zgodnie z obowiązującymi przepisami, założeniami statutowymi Biblioteki i z uwzględnieniem konkretnych okoliczności;

4)      uzyskanie aprobaty bezpośredniego przełożonego i dopilnowanie biegu sprawy aż do jej ostatecznego załatwienia;

5)      przestrzeganie drogi służbowej;

6)      przestrzeganie postanowień instrukcji kancelaryjnej;

7)      przestrzeganie dyscypliny pracy oraz przepisów o zabezpieczeniu tajemnicy państwowej i służbowej, a także przepisów wewnętrznych;

8)      podnoszenie kwalifikacji, samokształcenie.

2.      Pracownik jest odpowiedzialny między innymi za:

1)      przekroczenie obowiązujących przepisów;

2)      przekroczenie kompetencji lub niedopełnienie obowiązków służbowych;

3)      podpisanie i przekazanie do dalszego obiegu służbowego dokumentów, które regulują obowiązujące przepisy;

4)      powierzone mienie.

3.      Pracownik jest uprawniony do:

1)      podpisywania pism w ramach udzielonego mu upoważnienia;

2)      otrzymywania na piśmie informacji o zmianie jego czynności za każdym razem, gdy przydziela mu się na stałe czynności nie objęte dotychczasowym zakresem.

§ 15

Pracownikami materialnie odpowiedzialnymi w Bibliotece są:

1)      Kasjer (osoba pełniąca funkcję kasjera). Szczegółowy zakres obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień kasjera określa Instrukcja Kasowa Biblioteki;

2)      Kierownicy komórek organizacyjnych lub inne osoby, które przyjęły odpowiedzialność materialną za powierzone mienie.

§ 16

1. Przekazanie i przejęcie funkcji Zastępcy Dyrektora, kierownika komórki organizacyjnej, Głównego Księgowego, kasjera, następuje protokolarnie.

2. Protokół powinien zawierać, w szczególności:

1)      stan zdawanych – przyjmowanych zagadnień;

2)      spis przekazywanych akt;

3)      listę spraw nie załatwionych;

4)      wykazy pieczęci i druków ścisłego zarachowania.

3. Jeden egzemplarz protokołu zdawczo-odbiorczego zostaje w komórce organizacyjnej. Kopie protokołu przekazuje się Specjaliście ds. Kadrowo-Socjalnych w celu włączenia do akt osobowych pracownika zdającego i przejmującego.

§ 17

1.      Pracownicy mogą być delegowani do wykonania określonych czynności poza siedzibą Biblioteki.

2.      Polecenia wyjazdu służbowego podpisuje Dyrektor lub Zastępca Dyrektora lub osoba wyznaczona przez Dyrektora.

3.    Cel i zakres czynności służbowych w czasie wyjazdu służbowego określa bezpośredni przełożony.

Rozdział IV

Organizacja wewnętrzna Biblioteki

§ 18

Organizację wewnętrzną Biblioteki ustala się, jak następuje:

1. Działy – Symbol:

1) Gromadzenia, Opracowania i Kontroli Zbiorów – GOZ;

2) Udostępniania Zbiorów – UZ;

3) Informacji Regionalnej i Bibliograficznej – IRB;

4) Informatyczny – INF;

5) Promocji i Komunikacji – PK;

6) Administracyjno-Gospodarczy – AG;

7) Finansowo-Księgowy – DK.

2. Oddziały – Symbol:

1)  Wypożyczalni, Czytelni i Magazynu Książek i Czasopism – WCM; ustala się następujące symbole poszczególnych sekcji W – Wypożyczalnia, C – Czytelnia; C Reg – zbiory regionalne; M – Magazyn Książek i Czasopism; MP – Magazyn Prezencyjny;

2)  Bibliografii Regionalnej – BR; ustala się następujące symbole poszczególnych sekcji DŻS – Dokumenty Życia Społecznego, CDE – Centrum Dokumentacji Europejskiej;

3)       Miejsca Animacji Kultury – MAK;

4)       Bałtyckiej Biblioteki Cyfrowej – BBC;

3.    Filie biblioteczne – Symbol:

1)       Filia nr 3  ul. Zygmunta Augusta 14 – F3;

2)       Filia nr 5 ul. Jana Kazimierza 19/5 – F5;

3)       Filia nr 6 ul. Romera 6 – F6;

4)       Filia nr 7 ul. Podgórna 1/1 – F7;

5)       Filia nr 8 ul. Braci Gierymskich 1 – F8;

6)       Filia nr 11 ul. Hubalczyków 8 – F11;

7)       Centrum Kultury i Języka Rosyjskiego al. Sienkiewicza 19 – CKiJR.

4.      Samodzielne stanowiska:

1)      Specjalista ds. Kadrowo – Socjalnych – OS;

2)      Specjalista ds. Zarządzania Projektami – ZP;

3)      Specjalista ds. Administracyjno-Biurowych – AB;

4)      Specjalista ds. Ekonomiczno-Prawnych – EP;

5.      Komórki organizacyjne, po uzyskaniu opinii organizatora oraz działających w niej organizacji związkowych i stowarzyszeń twórców, tworzone są zarządzeniami Dyrektora Biblioteki z inicjatywy własnej lub na wniosek Zastępcy Dyrektora bądź kierownika działu. Wniosek składany na piśmie do Dyrektora, powinien określać cel powołania proponowanej komórki, zakres jej działania, liczbę etatów i podporządkowanie organizacyjne.

Rozdział V

Zakresy działania komórek organizacyjnych

§ 19

Dział Gromadzenia, Opracowania i Kontroli Zbiorów

  1. Gromadzi materiały biblioteczne na podstawie analizy ofert: oficyn wydawniczych, hurtowni książek oraz dezyderatów kierowników działów i czytelników, zgodnie z przyjętym planem finansowym dla poszczególnych komórek organizacyjnych.
  2. Uzupełnia zbiory drogą zakupu antykwarycznego i od osób prywatnych, w szczególności w zakresie zbiorów regionalnych.
  3. Prowadzi dokumentację Komisji ds. Doboru Księgozbioru powołanej zarządzeniem Dyrektora; skład Komisji ustala Dyrektor w porozumieniu z kierownikami Działu Udostępniania Zbiorów oraz Działu Gromadzenia, Opracowania i Kontroli Zbiorów; skład Komisji jest stały do odwołania.
  4. Ewidencjonuje sumarycznie i jednostkowo nabytki.
  5. Prowadzi sprawozdawczość statystyczną związaną z nabytkami i ubytkami zbiorów bibliotecznych.
  6. Uzgadnia z Działem Finansowo-Księgowym zapisy w księgach inwentarzowych ze stanem na koncie ewidencji.
  7. Ubytkuje materiały biblioteczne na podstawie protokołów ubytków, prowadzi zbiorczą dokumentację ubytków, wykreśla na bieżąco ubytki ze wszystkich katalogów bibliotecznych.
  8. Prowadzi ewidencję i rozlicza materiały biblioteczne przekazywane do magazynu składowego.
  9. Prowadzi, aktualizuje i nadzoruje katalog elektroniczny Biblioteki.
  10. Opracowuje wpływające do Biblioteki materiały biblioteczne pod względem formalnym i rzeczowym, nadaje sygnatury i znaki własnościowe.
  11. Organizuje i koordynuje konwersję katalogu głównego, we współpracy z innymi komórkami Biblioteki.
  12. Tworzy i udostępnia kolekcje (bibliograficzne, faktograficzne).
  13. Udziela informacji i porad w zakresie gromadzenia, opracowania i kontroli zbiorów.
  14. Przeprowadza skontra, nadzoruje pracę Komisji ds. Inwentaryzacji, Selekcji i Ubytkowania zbiorów bibliotecznych.
  15. Kontroluje ruch zbiorów bibliotecznych w komórkach organizacyjnych Biblioteki.
  16. Inicjuje i organizuje działania związane z efektywnym zbywaniem zbędnych materiałów bibliotecznych we wszystkich komórkach organizacyjnych Biblioteki.
  17. Współpracuje z innymi komórkami organizacyjnymi Biblioteki w realizacji zadań wynikających z pracy działu.
  18. Tworzy sprawnie działający system wymiany informacji z innymi działami Biblioteki oraz filiami bibliotecznymi poprzez:

1)      doradztwo w zakresie tworzenia warsztatu informacyjnego;

2)      doradztwo w zakresie tworzenia warsztatu związanego z polityką gromadzenia i ubytkowania zbiorów;

3)      udostępnianie tworzonych przez dział zestawień bibliograficznych oraz tworzenie nowych zgodnie z potrzebami działów i filii;

4)      organizację szkoleń i warsztatów z zakresu opisu dokumentów oraz metod tworzenia zestawień bibliograficznych;

5)      realizację, w miarę potrzeb, kwerend użytkowników informacji;

6)      zapytania związane z doborem księgozbioru, itp.

 

§ 20

Dział Udostępniania Zbiorów

1.      Współuczestniczy w kształtowaniu zakresu tematycznego zbiorów; kontroluje dezyderaty i składa zamówienia do Działu Gromadzenia, Opracowania i Kontroli Zbiorów.

2.      Udostępnia zbiory prezencyjne, na zewnątrz, realizuje wypożyczenia międzybiblioteczne.

3.      Prowadzi ewidencję czytelników i usług biblioteczno-informacyjnych.

4.      Realizuje kwerendy krajowe i zagraniczne w oparciu o dostępne materiały biblioteczne.

5.      Prowadzi działania mające na celu popularyzację zbiorów.

6.      Organizuje i prowadzi pracę kulturalną i edukacyjną z czytelnikami.

7.      Realizuje zadania z zakresu przysposobienia czytelniczego i informacyjnego.

8.      Egzekwuje od czytelników należności za zniszczenie, zagubienie lub przetrzymanie zbiorów bibliotecznych.

9.      Uczestniczy w procesie selekcji zbiorów bibliotecznych – typowanie zbiorów  bibliotecznych do selekcji.

10.  Współpracuje z innymi komórkami organizacyjnymi Biblioteki w realizacji zadań wynikających z pracy działu.

11.  Współpracuje z innymi podmiotami zajmującymi się animacją kulturalną i edukacją.

12.  Opracowuje projekty działu dotyczące m.in.:

1)      promocji zbiorów bibliotecznych i czytelnictwa;

2)      organizacji zajęć edukacyjnych związanych z książką, regionalizmem oraz historią piśmiennictwa i papiernictwa.

13.  Opracowuje zbiorowe dane statystyczne ilościowe i opisowe Miejskiej Biblioteki Publicznej w Słupsku.

14.  Prowadzi i przechowuje dokumenty z działalności działu.

15.  Zasady dotyczące udostępniania zbiorów regulują odrębne wewnętrzne akty prawne.

16.  W skład Działu wchodzą następujące zespoły organizacyjne:

1)      Wypożyczalnia, Czytelnia i Magazyn Książek i Czasopism;

2)      Miejsce Animacji Kultury;

3)      Filia nr 3;

4)      Filia nr 5;

5)      Filia nr 6;

6)      Filia nr 7;

7)      Filia nr 8;

8)      Filia nr 11;

9)      Centrum Kultury i Języka Rosyjskiego.

17.  Zadania Wypożyczalni, Czytelni i Magazynu Książek i Czasopism:

1)      prowadzi obsługę informacyjną indywidualnych i instytucjonalnych użytkowników Biblioteki polegającą na udzielaniu bieżących informacji ogólnych, bibliograficznych, rzeczowych i faktograficznych w oparciu o księgozbiór podręczny oraz zautomatyzowane bazy danych;

2)      udostępnia zbiory – wypożyczenia:

                                                            a)      na zewnątrz,

                                                            b)      na miejscu (czytelnia),

                                                            c)      międzybiblioteczne;

3)      prowadzi ewidencję:

                                                            a)      czytelników,

                                                            b)      wypożyczeń,

                                                            c)      materiałów bibliotecznych;

4)      kształtuje zakres tematyczny zbiorów:

                                                            a)      składa zamówienia do Działu Gromadzenia, Opracowania i Kontroli Zbiorów,

                                                            b)      prowadzi kartoteki dezyderatów,

                                                            c)      dokonuje analizy rewersów i zamówień czytelniczych;

5)      egzekwuje od czytelników należności za zniszczenie, zagubienie lub przetrzymanie materiałów bibliotecznych;

6)      przyjmuje wpłaty pieniężne za zagubione książki z tytułu zwrotu opłat pocztowych, opłat regulaminowych za przetrzymywanie książek, ewentualnych darowizn itp.;

7)      przechowuje i wydaje zbiory, wydawnictwa zwarte i ciągłe Biblioteki, zajmuje się ich zabezpieczeniem i ochroną;

8)      rejestruje niezrealizowane rewersy;

9)      koordynuje usługę „Książka do domu”;

10)  inwentaryzuje wydawnictwa ciągłe;

11)  tworzy materiały informacyjne dotyczące działalności oddziału na strony internetowe Biblioteki oraz promuje wydarzenia organizowane przez oddział we współpracy z Działem Promocji i Komunikacji;

12)  prowadzi stałą selekcję i kontrolę zbiorów;

13)  prowadzi dokumentację wpływów i ubytków;

14)  kwalifikuje zbiory do oprawy;

15)  prowadzi ewidencję zbiorów wypożyczonych;

16)  udostępnia bazy danych tworzone przez inne biblioteki i instytucje;

17)  realizuje zamówienia na zbiory biblioteczne własne i innych bibliotek na terenie całego kraju w ramach Wypożyczalni Międzybibliotecznej;

18)  współpracuje z innymi komórkami organizacyjnymi Biblioteki w realizacji zadań wynikających z pracy działu;

19)  w obrębie Oddziału funkcjonuje:

                                                            a)      Wypożyczalnia;

                                                            b)      Czytelnia;

                                                            c)      Magazyn Książek i Czasopism;

                                                           d)      Informatorium;

                                                            e)      Wypożyczalnia Międzybiblioteczna.

18.  Zadania Miejsca Animacji Kultury:

1)      gromadzi, opracowuje i udostępnia nagrania muzyczno-słowne i filmowe na różnych nośnikach;

2)      nagrywa książki mówione na nośniki pamięci;

3)      prowadzi ewidencję zbiorów specjalnych;

4)      współpracuje z instytucjami i organizacjami w zakresie czytelnictwa chorych i niepełnosprawnych, organizuje spotkania i wydarzenia;

5)      dostarcza zbiory biblioteczne do domu czytelnikom niepełnosprawnym;

6)      prowadzi zajęcia biblioterapeutyczne dla osób niepełnosprawnych;

7)      organizuje i prowadzi działalność edukacyjną i kulturalną z czytelnikami;

8)      promuje zbiory oddziału;

9)      prowadzi i przechowuje dokumentację z działalności oddziału;

10)  opracowuje plany i projekty z zakresu działalności oddziału;

11)  przechowuje i udostępnia zbiory dla dzieci i młodzieży;

12)  prowadzi ewidencję czytelników, ewidencję wypożyczeń i usług biblioteczno-informacyjnych;

13)  organizuje i prowadzi pracę kulturalną i edukacyjną z dziećmi i młodzieżą;

14)  współpracuje z innymi instytucjami i organizacjami zajmującymi się animacją kulturalną i edukacją dzieci i młodzieży;

15)  współpracuje z innymi komórkami organizacyjnymi Biblioteki w realizacji zadań wynikających z pracy oddziału;

16)  uczestniczy w procesie selekcji materiałów bibliotecznych - typuje materiały biblioteczne do selekcji, sporządza protokoły ubytków;

17)  prowadzi dokumentację z działalności oddziału w tym ewidencję wypożyczeń;

18)  tworzy materiały informacyjne dotyczące działalności oddziału na strony internetowe Biblioteki oraz promuje wydarzenia organizowane przed oddział we współpracy z Działem Promocji i Komunikacji;

19)  w obrębie oddziału funkcjonują:

a)Klub Czarnego Krążka;

b)    Wypożyczalnia.

19.  Zadania Filii Bibliotecznych:

1)      gromadzą, przechowują i udostępniają zbiory;

2)      kształtują politykę gromadzenia zbiorów zgodnie z potrzebami czytelników;

3)      prowadzą ewidencję zbiorów;

4)      uczestniczą w procesie selekcji materiałów bibliotecznych - typowanie  materiałów bibliotecznych do selekcji, sporządzają protokoły ubytków;

5)      prowadzą ewidencję czytelników i usług biblioteczno-informacyjnych;

6)      egzekwują od czytelników należności za zniszczone, zagubione lub przetrzymane materiały biblioteczne;

7)      przyjmują wpłaty pieniężne za zagubione książki z tytułu zwrotu opłat pocztowych, kar za przetrzymywanie książek, ewentualnych darowizn itp.;

8)      prowadzą działalność promującą zbiory biblioteczne;

9)      organizują i prowadzą pracę kulturalną i edukacyjną z dziećmi, młodzieżą i osobami dorosłymi;

10)  przysposabiają przyszłych użytkowników do korzystania ze zbiorów Biblioteki (prowadzą m.in. lekcje biblioteczne);

11)  tworzą materiały informacyjne dotyczące działalności filii na strony internetowe Biblioteki oraz promują wydarzenia organizowane przez filie we współpracy z Działem Promocji i Komunikacji;

12)  współpracują z innymi komórkami organizacyjnymi Biblioteki, organizacjami pozarządowymi, instytucjami kultury i edukacji oraz sektorem prywatnym w realizacji zadań wynikających z pracy filii;

13)  prowadzą dokumentację z działalności komórki organizacyjnej.

20.  Zadania Centrum Kultury i Języka Rosyjskiego:

1)      gromadzi, przechowuje i udostępnia zbiory;

2)      kształtuje politykę gromadzenia zbiorów zgodnie z potrzebami czytelników;

3)      prowadzi ewidencję zbiorów;

4)      uczestniczy w procesie selekcji materiałów bibliotecznych;

5)      upowszechnia i promuje kulturę i język rosyjski;

6)      organizuje grupowe i indywidualne zajęcia lekcyjne z języka rosyjskiego;

7)      organizuje i prowadzi działalność edukacyjną i kulturalną;

8)      opracowuje plany i projekty z zakresu działalności Centrum;

9)      współpracuje z innymi komórkami organizacyjnymi Biblioteki w celu realizacji zadań wynikających z pracy Centrum;

10)  tworzy materiały informacyjne dotyczące działalności Centrum na stronę internetową oraz portale społecznościowe Centrum;

11)  współpracuje z innymi komórkami organizacyjnymi Biblioteki, organizacjami pozarządowymi, instytucjami kultury i edukacji oraz sektorem prywatnym w realizacji zadań wynikających z pracy Centrum;

12)  prowadzi dokumentację z działalności komórki organizacyjnej.

§ 22

Dział Promocji i Komunikacji

1.      Redaguje stronę internetową Biblioteki.

2.      Redaguje Biuletyn Informacji Publicznej.

3.      Opracowuje i realizuje politykę promocyjną i wizerunkową Biblioteki.

4.      Zarządza portalami społecznościowymi promującymi Bibliotekę.

5.      Organizuje, uczestniczy oraz wspomaga inne komórki organizacyjne Biblioteki w realizacji przedsięwzięć kulturalnych związanych z promocją książki i czytelnictwa.

6.      Realizuje działania animujące kulturę i naukę.

7.      Opracowuje projekty działu dotyczące m.in.:

1)      promocji zbiorów bibliotecznych i czytelnictwa;

2)      organizacji konkursów i wydarzeń związanych z książką, historią piśmiennictwa i papiernictwa oraz literaturą cyfrową;

8.      Uczestniczy w opracowaniu i wdraża system komunikacji wewnętrznej Biblioteki oraz komunikacji z podmiotami zewnętrznymi.

9.      Przeprowadza audyt komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, pod względem jakości i skuteczności jej oddziaływania i modyfikuje system w zależności od zdiagnozowanych problemów i potrzeb.

10.  Prowadzi działalność wydawniczą we współpracy z pozostałymi działami Biblioteki.

11.  Uczestniczy w propagowaniu zbiorów Biblioteki, jej usług oraz wydarzeń kulturalnych.

12.  Prowadzi dokumentację imprez (fotografie, filmy etc.).

13.  Analizuje statystyki biblioteczne i dostosowuje plany do płynących z tych analiz wniosków.

14.  Prowadzi i przechowuje dokumentację z działalności działu.

15.  Współpracuje z innymi komórkami organizacyjnymi Biblioteki, organizacjami pozarządowymi, instytucjami kultury i edukacji oraz sektorem prywatnym w realizacji zadań wynikających z pracy działu.

16.  Organizuje warsztaty i szkolenia wewnętrzne w zakresie komunikacji dla potrzeb pracowników MBP.

§ 23

Dział Informacji Regionalnej i Bibliograficznej

1.      Gromadzi podstawowe źródła informacji.

2.      Udziela dla indywidualnych i instytucjonalnych użytkowników Biblioteki bieżących informacji ogólnych, bibliograficznych, rzeczowych i faktograficznych w oparciu o księgozbiór regionalny oraz zautomatyzowane bazy danych.

3.      Tworzy i udostępnia własne bazy danych (bibliograficzne, faktograficzne).

4.      Udostępnia bazy danych tworzone przez inne biblioteki i instytucje.

5.      Przysposabia przyszłych użytkowników do korzystania ze zbiorów Biblioteki (lekcje biblioteczne).

6.      Organizuje lub współorganizuje z innymi działami lub  instytucjami wystawy książek regionalnych pochodzących ze zbiorów własnych lub innych bibliotek i instytucji, organizuje lub współorganizuje wydarzenia regionalne związane m.in. z promocją literatury regionalnej.

7.      Opracowuje zestawienia bibliograficzne, wykazy nabytków, aktualnych informatorów itp.

8.      Współpracuje z organizacjami pozarządowymi, urzędami i instytucjami w zakresie gromadzenia zbiorów regionalnych.

9.      Tworzy sprawnie działający system komunikacji z innymi działami oraz filiami bibliotecznymi poprzez:

1)      doradztwo w zakresie tworzenia warsztatu informacyjnego;

2)      udostępnianie tworzonych przez dział baz oraz tworzenie nowych zgodnie
z potrzebami działów i filii bibliotecznych (bibliografie, bazy fotograficzne itp.);

3)      organizowanie szkoleń z zakresu opisu dokumentów oraz metod tworzenia baz;

4)      przekazywanie i realizowanie kwerend oraz dezyderatów użytkowników informacji.

11.  W zakresie bibliografii regionalnej:

1)      gromadzi księgozbiór regionalny;

2)      gromadzi i opracowuje dokumenty życia społecznego, gospodarczego i kulturalnego regionu;

3)      prowadzi kartoteki regionalne;

4)      gromadzi materiały i opracowania dotyczące regionu;

5)      wprowadza dane z czasopism, periodyków regionalnych i wydawnictw zwartych;

6)      współtworzy Bibliografię Pomorza Gdańskiego i Środkowego;

7)      sporządza zestawienia bibliograficzne literatury regionalnej;

8)      obsługuje czytelników w Sekcji Bibliografii Regionalnej, udziela informacji regionalnych, udostępnia katalogi, kartoteki, bazy komputerowe;

12.  W zakresie digitalizacji zbiorów regionalnych:

1)      selekcjonuje i klasyfikuje materiały do digitalizacji;

2)      opracowuje materiały w języku polskim i niemieckim;

3)      tworzy bazę danych dla Bałtyckiej Biblioteki Cyfrowej oraz agregatorów baz bibliotek cyfrowych (FBC, Europeana);

4)      obsługuje specjalistyczne urządzenia i oprogramowania do digitalizacji;

5)      skanuje dokumenty oraz obiekty 3D zgodnie ze standardami digitalizacji obiektów archiwalnych, bibliotecznych i muzealnych;

6)      tworzy pliki wzorcowe stanowiące cyfrowe odwzorowanie postaci analogowej;

7)      przetwarza cyfrowo zeskanowane dokumenty według instrukcji wewnętrznej opracowanej dla Bałtyckiej Biblioteki Cyfrowej;

8)      poddaje procesowi rozpoznania tekstu (OCR) publikacje drukowane czcionką niefraktalną;

9)      konwertuje pliki do postaci edycyjnej publikacji;

10)  publikuje dokumenty na stronie Bałtyckiej Biblioteki Cyfrowej;

11)  dostosowuje postać edycyjną dokumentów do zmieniającej się technologii internetowej;

12)  przygotowuje do archiwizacji pliki wzorcowe wraz z metadanymi strukturalnymi i opisowymi oraz przetwarza pliki do postaci edycyjnej;

13)  organizuje i nadzoruje pracę Społecznej Pracowni Digitalizacji.

13.  Prowadzi i przechowuje dokumentację z działalności działu.

14.  Współpracuje z innymi komórkami organizacyjnymi Biblioteki, organizacjami pozarządowymi, instytucjami kultury i edukacji oraz sektorem prywatnym w realizacji zadań wynikających z pracy działu.

15.  W skład Działu wchodzi:

1)      Sekcja Bibliografii Regionalnej;

2)      Społeczna Pracownia Digitalizacji;

3)      Bałtycka Biblioteka Cyfrowa.

16.  W zakresie Społecznej Pracowni Digitalizacji:

1)      wspiera działalność kulturalno-oświatową Biblioteki poprzez zaangażowanie wolontariuszy;

2)      prowadzi praktyki i zajęcia edukacyjne z zakresu digitalizacji i grafiki komputerowej;

3)      prowadzi warsztaty i szkolenia dla uczestników Bałtyckiej Biblioteki Cyfrowej.

17.  W zakresie Bałtyckiej Biblioteki Cyfrowej:

1)        dostosowuje działania Bałtyckiej Biblioteki Cyfrowej do zmieniającej się technologii internetowej;

2)        poszukuje i wdraża nowe rozwiązania w celu usprawnienia przeglądania publikacji pełnotekstowych z zasobów Bałtyckiej Biblioteki Cyfrowej;

3)        koordynuje działania partnerów Bałtyckiej Biblioteki Cyfrowej;

4)        współpracuje z instytucjami współtworzącymi cyfrowy zasób regionalny, a w szczególności:

a) wspiera kompetencyjnie i technologicznie partnerów czynnych;

b) opracowuje, skanuje, konwertuje i archiwizuje zasoby powierzone przez partnerów biernych;

c) zarządza powierzonym na czas digitalizacji zasobem.

5)        prezentuje zasoby w Internecie;

6)        współpracuje z Działem Informatycznym w zakresie obsługi infrastruktury informatycznej Bałtyckiej Biblioteki Cyfrowej;

7)        obsługuje portale społecznościowe związane z Bałtycką Biblioteką Cyfrową;

8)        współpracuje z Federacją Bibliotek Cyfrowych, Europeaną oraz innymi podmiotami związanymi z digitalizacją;

9)        wspiera technologiczne pozostałe działy Biblioteki w zakresie tworzenia materiałów promocyjnych i graficznych;

10)    zacieśnia relacje z użytkownikami biblioteki cyfrowej.

18.  Organizuje warsztaty i szkolenia wewnętrzne z zakresu digitalizacji i opracowania zbiorów regionalnych dla potrzeb pracowników MBP.

19.  Kierownikowi działu podlega Instruktor ds. bibliotek w powiecie słupskim, do którego zadań należy m.in.:

1)      instruktaż i pomoc metodyczna w zakresie organizacji i działalności bibliotek publicznych w powiecie słupskim;

2)      analiza warunków lokalowych i wyposażenia bibliotek publicznych w powiecie słupskim;

3)      koordynacja rocznej sprawozdawczości bibliotecznej;

4)      uczestnictwo w badaniu i analizie czytelnictwa;

5)      organizowanie przepływu informacji o normach i przepisach prawnych dla bibliotek;

6)      konsultacje w sprawie wyboru bibliotecznych programów komputerowych;

7)      pośrednictwo w naborze kandydatów na szkolenia i kursy organizowane przez Wojewódzką i Miejską Bibliotekę Publiczną w Gdańsku oraz inne instytucje i organizacje;

8)      udostępnianie materiałów metodycznych popularyzujących literaturę;

9)      opracowywanie analiz i sprawozdań z działalności dla Starostwa Powiatowego oraz dla Wojewódzkiej i Miejskiej Biblioteki Publicznej w Gdańsku.

§ 24

Dział Informatyczny

1.      Dokonuje wyboru, zakupu oraz wdrażania systemów informatycznych.

2.      Zajmuje się planowaniem, konfigurowaniem i zarządzaniem wszystkimi elementami sieci, a w szczególności zdalnymi i lokalnymi zasobami, kontami użytkowników, oprogramowaniem oraz urządzeniami zapewniającymi prawidłową pracę systemów informatycznych.

3.      Koordynuje działania i nadzoruje proces komputeryzacji Biblioteki.

4.      Prowadzi audyt sieci informatycznej.

5.      Prowadzi kontrolę nad eksploatacją urządzeń i systemów informatycznych.

6.      Konserwuje sprzęt komputerowy oraz diagnozuje i usuwa drobne awarie.

7.      Obsługuje technicznie strony www działające w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Słupsku.

8.      Zajmuje się fizyczną instalacją i konfiguracją wszelkiego sprzętu komputerowego oraz oprogramowania wraz z jego aktualizacją w Bibliotece.

9.      Pomaga użytkownikom wewnętrznym w sprawach związanych z korzystaniem ze sprzętu komputerowego i oprogramowania.

10.  Koordynuje współpracę między użytkownikami wewnętrznymi w zakresie eksploatacji systemów informatycznych.

11.  Koordynuje sprawy związane z dostosowywaniem systemów informatycznych do aktualnych wymagań użytkowników wewnętrznych i przepisów prawnych.

12.  Współpracuje z innymi działami w zakresie opracowania projektów.

13.  Organizuje warsztaty i szkolenia wewnętrzne w zakresie komputeryzacji dla potrzeb pracowników MBP.

14.  Prowadzi i przechowuje dokumentację z działalności działu.

15.  Współpracuje z innymi komórkami organizacyjnymi Biblioteki, organizacjami pozarządowymi, instytucjami kultury i edukacji oraz sektorem prywatnym w realizacji zadań wynikających z pracy działu.

§ 25

Dział Administracyjno-Gospodarczy

1.      Prowadzi prace z zakresu zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych.

2.      Opracowuje preliminarze budżetowe w zakresie inwestycji, remontów, zaopatrzenia, transportu i innych spraw gospodarczych.

3.      Prowadzi sprawy inwestycji, kapitalnych remontów oraz remontów i konserwacji budynków, mebli i urządzeń, maszyn i sprzętu gospodarczego.

4.      Prowadzi sprawy zaopatrzenia w materiały gospodarcze, piśmienne, druki, meble i urządzenia, maszyny i aparaturę, narzędzia, odzież roboczą i sprzęt ochrony osobistej i inne zgodnie z potrzebami Biblioteki.

5.      Prowadzi sprawy transportu samochodowego i logistyki.

6.      Ściśle współpracuje z Działem Finansowo-Księgowym w sprawach ubezpieczeń majątkowych.

7.      Ściśle współpracuje z Działem Finansowo-Księgowym w sprawach dotyczących zamówień publicznych.

8.      Organizuje i nadzoruje prace związane z utrzymaniem czystości, porządku, ochrony mienia oraz zabezpieczeniem przeciwpożarowym posesji, budynków i lokali Biblioteki.

9.      Administruje budynkami Biblioteki i załatwia sprawy lokalowe.

10.  Prowadzi sprawy z zakresu obrony cywilnej, opracowuje i aktualizuje dokumentację obrony cywilnej i spraw obronnych.

11.  Prowadzi sprawy wynajmu sal i sprzętu, obsługę sprzętu nagłośnieniowego i oświetleniowego zgodnie z zapotrzebowaniem.

12.  Prowadzi inwentaryzację składników majątku Biblioteki.

13.  Prowadzi i przechowuje dokumentację z działalności działu.

14.  Prowadzi nadzór nad Pracownią Introligatorską.

15.  Przyjmuje zamówienia, zlecenia, wykonuje prace introligatorskie zarówno na potrzeby własne Biblioteki jak i zlecone przez czytelników.

16.  Prowadzi archiwum, ewidencję stempli oraz kluczy do pomieszczeń.

17.  Obsługuje centralę telefoniczną Biblioteki.

18.  Prowadzi ewidencję sprzętu i materiałów.

19.  Bierze udział w tworzeniu projektów w celu pozyskiwania środków pozabudżetowych.

20.  Kontroluje firmę ochraniarską wykonującą fizyczną i elektroniczną ochronę mienia Biblioteki.

21.  Dba o estetykę zewnętrzną i wewnętrzną wszystkich placówek MBP.

22.  Tworzy odpowiednie warunki bhp, ppoż, ochrony mienia, prowadzi nadzór nad przestrzeganiem przepisów i wytycznych w tym zakresie.

23.  Kierownik Działu wypełnia obowiązki Inspektora ds. bezpieczeństwa i higieny pracy, w ramach którego:

1)      przeprowadza kontrolę warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bhp i ppoż;

2)      sporządza okresowe analizy stanu bhp i ppoż. zawierające propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy;

3)      bierze udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, prowadzi rejestry i przechowuje dokumenty dot. wypadków przy pracy;

4)      prowadzi doradztwo w zakresie przepisów bhp i ppoż. oraz organizacji i metod pracy na stanowiskach pracy;

5)      współpracuje w organizacji szkoleń okresowych w zakresie bhp i ppoż.;

6)      prowadzi instruktaż ogólny w zakresie bhp i ppoż. dla nowo przyjętych pracowników.

§ 26

Dział Finansowo Księgowy

1.      Do podstawowego zakresu działania działu w zakresie finansowym należy prowadzenie spraw związanych z planowaniem i analizą realizacji planu finansowego Biblioteki oraz nadzór nad finansami Biblioteki, a w szczególności:

1)      prowadzi sprawy związane z planowaniem i analizą realizacji planu finansowego dla  Biblioteki;

2)      opracowuje projekty planów finansowych Biblioteki, przedkłada je w obowiązującym trybie do uchwalenia;

3)      sporządza plany finansowe Biblioteki przy współudziale działów merytorycznych;

4)      sporządza aktualizację planu finansowego w ciągu roku budżetowego;

5)      prowadzi analizę realizacji planu finansowego poprzez kontrolę wydatkowania środków na podstawie sprawozdań przekazywanych do Urzędu Miejskiego w Słupsku;

6)      sporządza sprawozdania roczne z wykonania planu finansowego i przedkłada je w obowiązującym trybie do rozpatrzenia;

7)      sporządza informacje z wykonania planu finansowego za I półrocze oraz za cały rok kalendarzowy i przedkłada je w obowiązującym trybie do Wydziału nadzorującego działalność Biblioteki;

8)      sporządza sprawozdania finansowe i podatkowe;

9)      ściśle współpracuje z Wydziałem Finansowym Urzędu Miejskiego w Słupsku, Wydziałem Kultury Urzędu Miejskiego w Słupsku oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Głównym Urzędem Statystycznym, Urzędem Skarbowym, Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Urzędem Pracy i innymi podmiotami;

10)  współpracuje z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi przy sporządzaniu wniosków i projektów dotyczących pozyskiwania dodatkowych środków finansowych;

11)  dokonuje analizy rocznych i okresowych sprawozdań finansowych Biblioteki;

12)  dokonuje analizy i opiniuje operacje finansowe z punktu widzenia gospodarności;

13)  prowadzi nadzór nad prawidłowością wydatkowania środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Biblioteki;

14)  udziela instruktażu działom merytorycznym w zakresie procedury przygotowania projektu planu finansowego Biblioteki;

15)  dokonuje analizy prawidłowości i rzetelności składanych informacji i deklaracji podatkowych, ustala podstawy opodatkowania;

16)  prowadzi analizę kosztów;

17)  rozlicza czynności inwentaryzacyjne.

2.      Do podstawowych zadań działu w zakresie księgowym należy prowadzenie spraw związanych z realizacją wpływów z opłat i umów cywilnoprawnych, prowadzenie rachunkowości, a w szczególności:

1)      prowadzi księgi rachunkowe Biblioteki, z wyszczególnieniem zadań wynikających ze statutu Biblioteki;

2)      prowadzi ewidencję księgową przychodów oraz ewidencję i rozliczanie środków finansowych otrzymanych na zadania celowe;

3)      prowadzi rejestr sprzedaży usług;

4)      gromadzi, ewidencjonuje, zabezpiecza i przechowuje dowody księgowe zgodnie z obowiązującymi przepisami;

5)      sporządza dowody księgowe stanowiące podstawę wypłat wynagrodzeń i zasiłków dla pracowników Biblioteki;

6)      prowadzi dokumentację płacową pracowników;

7)      prowadzi dokumentację związaną z umowami cywilnoprawnymi;

8)      rozlicza z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych potrącone składki od osób fizycznych;

9)      wystawia zaświadczenia pracownikom o wysokości wynagrodzeń;

10)  prowadzi ewidencję księgową kosztów;

11)  prowadzi ewidencję księgową wartości majątku trwałego stanowiącego własność Biblioteki;

12)  aktualizuje wyceny środków trwałych, nalicza umorzenia środków trwałych;

13)  prowadzi obsługę finansowo-księgową inwestycji i remontów Biblioteki;

14)  obsługuje finansowo-księgowo Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych;

15)  sporządza bilans Biblioteki, rachunek zysków i strat, wraz z informacją dodatkową oraz wycenia poszczególne składniki aktywów i pasywów;

16)  prowadzi kontrolę terminowości wpłat należności, windykację należności oraz przygotowywanie dokumentacji do egzekucji;

17)  prowadzi nadzór nad wystawianiem rachunków za usługi i opisem faktur przez wszystkie działy Biblioteki;

18)  weryfikuje i sporządza umowy z kontrahentami;

19)  prowadzi księgowość pracowniczej kasy zapomogowo pożyczkowej.

§ 27

Samodzielne stanowiska podległe bezpośrednio Dyrektorowi MBP w Słupsku

1.      Specjalista ds. Kadrowo-Socjalnych:

1)      prowadzi obsługę spraw osobowych;

2)      zajmuje się prognozowaniem, planowaniem i bilansowaniem potrzeb kadrowych;

3)      prowadzi dokumentację kadrowo-płacową oraz akta osobowe pracowników oraz dokumentację dotyczącą zgłaszania pracowników i zleceniobiorców do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;

4)      obsługuje program kadrowy;

5)      uczestniczy w konsultacjach związanych z prowadzonymi rekrutacjami na wolne stanowiska pracy;

6)      prowadzi sprawy kształcenia, dokształcania i podnoszenia kwalifikacji pracowników;

7)      współpracuje z urzędami terenowymi w zakresie zatrudnienia;

8)      sporządza wnioski do PUP dotyczące staży i prac interwencyjnych i prowadzi dokumentację z tym związaną;

9)      sporządza wnioski dotyczące doposażenia stanowisk pracy i prowadzi dokumentację z tym związaną;

10)  prowadzi dokumentację związaną  z odbywaniem praktyk szkolnych i studenckich;

11)  prowadzi dokumentację związaną z nieodpłatnym zatrudnieniem skazanych na podstawie umowy z Aresztem Śledczym w Słupsku;

12)  prowadzi ewidencję czasu pracy kierowników i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy podległych Dyrektorowi;

13)  kontroluje prawidłowość ewidencji czasu pracy  i harmonogramów prowadzonych przez kierowników poszczególnych działów dla podległych pracowników;

14)  prowadzi sprawy związane z przestrzeganiem porządku i dyscypliny pracy;

15)  prowadzi działalność informacyjną z zakresu prawa pracy, zadań i obowiązków pracowników wobec zakładu pracy oraz zakładu pracy w stosunku do pracowników, szczególnie nowo zatrudnionych;

16)  nadzoruje terminowe wykorzystywanie urlopów wypoczynkowych (zgodnie z planami) oraz inne dni wolne od pracy przewidziane prawem pracy;

17)  prowadzi sprawy związane z:

a)    kierowaniem pracowników na badania wstępne, okresowe, kontrolne;

b)   przygotowaniem wniosków dotyczących emerytury i renty oraz innych świadczeń ZUS;

18)  opracowuje analizy i sprawozdania dotyczące zatrudnienia;

19)  prowadzi ewidencję zarządzeń i komunikatów wewnętrznych, podaje do wiadomości zainteresowanych komórek zarządzenia, okólniki, instrukcje, informacje itp.;

20)  współtworzy procedury, regulaminy oraz instrukcje związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi;

21)  prowadzi całokształt spraw związanych z nawiązaniem, trwaniem oraz rozwiązaniem stosunku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi obowiązującymi w Bibliotece;

22)  prowadzi sprawy socjalne pracowników Biblioteki i uprawnionych członków ich rodzin oraz emerytów i rencistów – byłych pracowników Biblioteki – określone w Regulaminie ZFŚS.

2.      Specjalista ds. Administracyjno-Biurowych:

1)      prowadzi Sekretariat Miejskiej Biblioteki Publicznej;

2)      prowadzi sprawy kancelaryjne w zakresie przyjmowania i wysyłania korespondencji, organizowania obiegu pism i prowadzenia ewidencji zarządzeń i komunikatów wewnętrznych, podawania do wiadomości zainteresowanych komórek zarządzeń, okólników, instrukcji, informacji itp.;

3)      obsługuje na bieżąco pocztę elektroniczną, przeprowadza selekcję informacji i przesyła wiadomości zgodnie z kompetencjami poszczególnych osób;

4)      ewidencjonuje i wysyła korespondencję wychodzącą oraz rozlicza koszty z tytułu opłat pocztowych z Działem Finansowo-Księgowym;

5)      przyjmuje i ewidencjonuje korespondencję przychodzącą oraz przekazuje poszczególnym komórkom organizacyjnym,  zgodnie z dekretacją Dyrektora;

6)      sporządza pisma zlecone przez Dyrektora;

7)      prowadzi terminarz spotkań, konferencji, narad i innych wizyt służbowych Dyrektora;

8)      prowadzi Archiwum Zakładowe zgodnie z instrukcją archiwalną;

9)      pełni funkcję koordynatora bezpieczeństwa danych osobowych, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych;

10)  pełni funkcję redaktora ds. merytorycznych Biuletynu Informacji Publicznej, w oparciu o ustawę o dostępie do informacji publicznej;

11)  obsługuje program PŁATNIK w zakresie zgłaszania i wyrejestrowania z ubezpieczenia pracowników i członków ich rodzin oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych;

12)  obsługuje program kadrowy;

13)  współpracuje z komórkami organizacyjnymi Biblioteki;

14)  organizuje wyjazdy służbowe Dyrektora;

15)  prowadzi dokumentację z działalności stanowiska.

3.      Specjalista ds. Zarządzania Projektami:

1)      dokonuje analizy dostępnych źródeł informacji związanych z możliwością aplikowania o środki finansowe spoza budżetu podstawowego oraz informuje pracowników MBP o możliwościach danego programu;

2)      dokonuje analizy otoczenia projektowego;

3)      współdziała przy doborze stron (podmiotów zewnętrznych) zaangażowanych
w przedsięwzięcie, definiuje wspólne cele i rolę w danym projekcie w porozumieniu z Dyrektorem;

4)      powołuje zespoły projektowe w porozumieniu z Dyrektorem;

5)      analizuje konspekty (projekty wstępne) przygotowane przez koordynatorów poszczególnych projektów;

6)      dokonuje analizy realności wykonania zadania projektowego;

7)      przestrzega i pełni nadzór nad procedurą przygotowywania i realizacji projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych;

8)      planuje, tworzy struktury podziału prac w zespołach projektowych, tworzy struktury zadań oraz określa relacje czasowe;

9)      identyfikuje i określa źródła ryzyka;

10)  analizuje struktury projektów wychodzących z Biblioteki pod względem formalnym, przygotowuje wnioski aplikacyjne;

11)  konsultuje na każdym etapie projektu zakres dotyczący rozliczenia, terminowości, zarządzania oraz zgodności z prawem i obowiązującymi wytycznymi;

12)  na bieżąco monitoruje przebieg prac projektowych;

13)  prowadzi szczegółową ewidencję projektów planowanych i realizowanych;

14)  przedstawia Dyrektorowi informacje o problemach i potrzebach związanych z realizacją danego projektu;

15)  współpracuje z Działem Finansowo-Księgowym oraz Działem Administracyjno-Gospodarczym w zakresie zamówień publicznych;

16)  dokonuje analizy realizacji projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminem Udzielania Zamówień Publicznych obowiązującym w MBP;

17)  gromadzi i przechowuje niezbędne dokumenty związane z przeprowadzonymi przetargami oraz zapytaniami cenowymi w zakresie realizowanych projektów;

18)  współpracuje z pracownikami MBP w zakresie ustalania potrzeb projektowych;

19)  gromadzi i przechowuje dokumenty z działalności stanowiska.

4.      Specjalista ds. Ekonomiczno-Prawnych:

1)      sporządza listy płac pracowników Biblioteki oraz listy wypłat z Funduszu Świadczeń Socjalnych;

2)      sporządza umowy cywilnoprawne;

3)      prowadzi karty ubezpieczeń społecznych, podatkowych oraz nalicza zasiłki z ubezpieczenia społecznego;

4)      nalicza podatek dochodowy od osób fizycznych, przygotowuje miesięczne zestawienia podatku, przygotowuje roczne deklaracje podatkowe dotyczące pracowników;

5)      prowadzi ewidencję wyposażenia MBP;

6)      dekretuje i wprowadza dokumenty rejestru zakupu i sprzedaży;

7)      prowadzi analitykę kont księgowych;

8)      obsługuje program księgowo-kadrowy oraz system bankowy;

9)      obsługuje program Płatnik z zakresu danych dotyczących wypłat;

10)  wykonuje czynności związane z windykacją należności od czytelników;

11)  współpracuje z kancelarią prawną, w tym m.in.: kontroluje wysyłkę korespondencji do prawnika oraz ustala z nim spotkania;

12)  sporządza umowy z kontrahentami;

13)  uzgadnia zasadność zakupów towarów i usług z Dyrektorem;

14)  przygotowuje sprawozdania finansowe do Fundacji Russkij Mir w porozumieniu z kierownikiem Centrum Kultury i Języka Rosyjskiego;

15)  rozlicza inwentaryzację;

16)  czuwa nad przebiegiem prac związanych z przetargami ogłaszanymi dla Słupskiej Grupy Zakupowej w zakresie dotyczącym Biblioteki;

17)  zastępuje Kasjera w Głównej Kasie MBP w trakcie jego nieobecności.

§ 28

Zmiany Regulaminu dokonywane są w trybie przewidzianym do jego nadania.

§ 29

Integralną część Regulaminu organizacyjnego stanowi schemat organizacyjny Biblioteki.

§ 30

Regulamin wchodzi w życie z dniem 01 października 2016 roku.